Sistemas de control para el mantenimiento de su flota en el 2018

Lic. David Salazar
21 nov 2017
4 Min. de lectura

Estamos a pocas semanas de culminar el 2017 y, como empresarios en el sector transporte e industria de Guatemala, es indispensable entender el rendimiento de cada una de las unidades en su flota, así como la rentabilidad en los viajes realizados en el año. Con base en esta información será posible tomar decisiones que afectarán positivamente la economía de su empresa para este 2018.

Cada empresa aplica distintos sis-temas de control para su flota, pero todas coinciden en ciertos puntos claves, que resulta conveniente aplicar y preferiblemente integrar en una sola fuente de información. ¿Tiene usted acceso inmediato a la información actualizada del rendimiento y el estatus de las unidades en su flota? Si su respuesta es no, tome en cuenta los siguientes aspectos a considerar.

¿Sabe cuánto gastó por unidad este año?

Un registro de todos los gastos asignados a cada unidad, como mantenimientos, incidentes, combustible por kilómetro recorrido, consumo de llantas por año y primas de seguros, ayudará a determinar las unidades que representaron un mayor gasto y será un indicador del margen de ganancia que genera en cada viaje.

¿Sabe cuánto le quedó por cada viaje realizado en el 2017?

Cada viaje debe poderse visualizar e identificar fácilmente el detalle del viaje, el piloto asignado y tanto los gastos proyectados como los gastos realizados.

Estos datos comparados con el precio del trabajo brindarán una clara respuesta del margen de ganancia o pérdida obtenida en el viaje. Si el viaje representó pérdida, se debe determinar qué factor afectó el resultado, es decir, si el costo se proyectó mal, si se debe a un incidente inesperado por mal manejo de parte del piloto/operador, o si es por un mayor desgaste o consumo debido al estado de la ruta programada o robos no detectados.

¿Tiene un registro de los proveedores con el detalle de su consumo?

Los gastos realizados no deben estar relacionados únicamente a una unidad, también es importante saber qué y cuánto le estamos comprando a cada uno de nuestros proveedores. De esta manera será más fácil tener una visual clara de si el proveedor ha subido precios, si sus precios están mejor que los de los competidores, si las compras constantes son normales o se aumentan por baja calidad o rendimiento del producto o las piezas. Esta in-formación nos ayudará a tener un mejor apalancamiento de negociación con nuestros proveedores.

¿Sabe cuál de sus pilotos u operadores es más eficiente y genera el menor consumo con la unidad que maneja?

El consumo en una unidad de transporte para un viaje o proyecto se verá afectado directamente por parte del piloto u operador. La forma de manejar y la experiencia representan un ahorro en el consumo de combustible; el cuidado y las precauciones del piloto previenen incidentes que suman al listado de costos en un viaje, y por último pero muy importante, el robo que principalmente se da en el combustible y que, en este caso, la ganancia es lo que se deja de perder.

¿Qué sistemas de control utiliza?

Evalúe qué tipo de sistema está utilizando actualmente para controlar su flota o si aún no tiene uno definido. El mercado ofrece diferentes soluciones para distintas partes del proceso en el negocio del transporte: GPS y programas de control de combustible, mediciones en consumo de llantas, ERPs y CRMs para control de clientes, softwares de inventarios, entre otros.

Independientemente de cuál sistema uti-lice, es necesaria su integración a nuestro sistema para poder tener indicadores que provean información valiosa para la toma de decisiones en la empresa.

¿Quién y cómo recolecta y unifica toda la información de su flota y sus viajes?

Es indispensable tener a una persona responsable de digitar toda la información obtenida de cada uno de los vehículos, ya que esto garantizará que los reportes serán emitidos con base en información real y actualizada.

Involucrar a otras personas en el ingreso de información según la actividad realizada directamente por ellos con la unidad, refuerza la veracidad de los resultados al provocar un cruce de información.

Tener la información es importante, pero más importante es hacer y aplicar un plan de acción en base a estos informes.

Si se tiene toda la información, pero no se crea un plan de acción con base en los informes, no se podrán generar mejoras en su flota. Con los puntos anteriormente mencionados es posible determinar qué unidades conservar y cuáles reemplazar de acuerdo a su rendimiento; qué tipos de viajes representaron mayor ganancia para prospectar más y cuáles deben ser recotizados por las condiciones del viaje; qué productos o marcas comprar de acuerdo a su desempeño y quiénes los proveen. Esta información también ayudará a detectar fugas de dinero y pér-didas por robos, lo que beneficiará la iden-tificación entre el personal de pilotos y operadores eficientes y confiables.

Si quiere más información sobre sistemas de control para su flota, será un gusto poder apoyarlo y evolucionar el manejo de su flota para este 2018.